Imprimer plus intelligemment: la gestion déléguée des impressions pour les petites entreprises
Comment réduire les coûts d’impression et gagner du temps grâce aux MPS
La gestion déléguée des impressions n’est pas uniquement destinée aux grandes entreprises. Même pour les petites entreprises qui cherchent à simplifier l’impression et à passer moins de temps à commander des consommables, à réparer les imprimantes et à trouver la technologie la plus adaptée, les MPS peuvent être la solution idéale. Les entreprises ont le choix entre différentes options forfaitaires et une facturation au coût réel, ce qui leur permet d’économiser facilement de l’argent.
Dans ce guide, nous répondons à certaines des questions clés que se posent les petites entreprises sur la gestion déléguée des impressions.
Qu’est-ce que la gestion déléguée des impressions?
La gestion déléguée des impressions inclut des services qui simplifient la gestion des imprimantes, et qui parfois automatisent et réduisent les coûts. Les entreprises peuvent payer une fois par trimestre un faible montant qui inclut les consommables et la maintenance courante, ou un prix par page imprimée. Ainsi, au lieu d’acheter des cartouches de toner ou d’encre, ce qui entraîne souvent des coûts d’acquisition et d’exploitation importants, les petites entreprises peuvent grâce à cette solution compter sur des coûts réguliers et prévisibles qui couvrent tous leurs besoins.
Que couvre typiquement un contrat de MPS?
Lors du choix d’une imprimante, les petites entreprises doivent tenir compte de nombreux facteurs différents. Par exemple, le type d’appareil, la technologie, la vitesse, le coût des consommables, l’assistance technique proposée et les fonctionnalités telles que l’alimentation papier, la connectivité, etc. Les MPS prennent bon nombre de ces décisions pour les petites entreprises et s’assurent qu’elles reçoivent le matériel et l’assistance dont elles ont besoin en fonction de leurs besoins spécifiques.
Les contrats de MPS pour les petites entreprises peuvent inclure les éléments suivants:
Forfait ou facturation au coût réel
- Conseils sur le choix de la technologie et du service suite à une analyse détaillée des besoins
- Imprimantes correspondant aux exigences de l’entreprise
- Garantie sur site et maintenance courante
- Commande automatique de consommables
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Les MPS sont-elles réservées aux grandes entreprises?
Les MPS ne sont pas un phénomène nouveau pour les grandes entreprises qui ont beaucoup de ressources et qui ont besoin d’appareils hautes performances et d’une assistance de premier ordre en raison de leur grand nombre d’employés. Mais les petites entreprises qui utilisent un à dix appareils (ou plus) peuvent elles aussi bénéficier des MPS.
De plus en plus de petites entreprises comprennent les avantages des MPS. Les grands volumes d’impression, par exemple, ne sont plus un obstacle. Les contrats MPS actuels peuvent être adaptés pour répondre aux besoins de tous les types d’entreprises, des petits bureaux de trois ou quatre employés aux organisations de dizaines d’employés.
Quels sont les types de contrats de MPS disponibles?
Il existe de nombreux types de contrats de MPS. Les deux plus populaires sont le prix forfaitaire et la facturation au coût réel.
En payant au coût réel, c’est-à-dire un prix par page, les entreprises ont la garantie de ne payer que ce qu’elles impriment réellement. Beaucoup de petites entreprises connaissent de fortes fluctuations des volumes d’impression. Un contrat au coût réel garantit que les entreprises ne paient que ce dont elles ont besoin. La livraison d’encre et de toner dépend directement du volume d’impression.
Mais pour les entreprises qui peuvent facilement estimer leurs volumes d’impression actuels et futurs, un contrat forfaitaire peut s’avérer la meilleure option. Dans ce cas, l’entreprise paie le même montant tous les mois, ce qui simplifie la planification budgétaire.
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La gestion déléguée des impressions est-elle rentable?
Pour beaucoup d’entreprises, le coût est la raison numéro un d’opter pour les MPS. En effet, dans la plupart des cas, l’entreprise réalise des économies. Les faibles coûts d’exploitation et la flexibilité des modalités de paiement aident également les entreprises à gérer leurs dépenses. Et grâce au réapprovisionnement automatique en encre et en toner, elles n’ont plus besoin de stocker de consommables.
Les MPS préservent également la productivité de l’entreprise. Les temps d’arrêt dus aux consommables manquants peuvent s’avérer très coûteux. Un contrat de MPS garantit que les imprimantes sont toujours prêtes à l’emploi, ce qui économise du temps et des ressources.
Les avantages des MPS
En plus d’économiser du temps et de réduire les coûts, les MPS apportent d’autres avantages aux petites entreprises, de l’amélioration de la sécurité à l’augmentation de la productivité en passant par la réduction de l’impact environnemental. Ainsi, beaucoup de petites entreprises choisissent cette solution pour rationaliser leurs processus et réduire le fardeau du travail quotidien.
La gestion déléguée des impressions est-elle écologique?
Oui, elle l’est. La mise au rebut des appareils usagés peut s’avérer fastidieuse. Grâce aux MPS, plus besoin de s’en occuper. Dès qu’une imprimante doit être remplacée, votre partenaire d’impression s’en charge. De plus, un contrat de MPS garantit un bon entretien des imprimantes, ce qui prolonge leur durée de vie.
Par ailleurs, les contrats de MPS sont généralement assortis d’une garantie de retour gratuite pour les consommables. Autrement dit, les petites entreprises peuvent retourner gratuitement les cartouches de toner ou d’encre usagées pour qu’elles soient recyclées ou reconditionnées.
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